ब्रांड बढ़ने पर ईमेल को एक जैसा कैसे रखें?

आपके सबसे नए कर्मचारी ने अभी एक ग्राहक को ईमेल भेजा जो "Heyyyy" से शुरू होता है और बिना सिग्नेचर ब्लॉक के खत्म होता है। आपके फ़ाउंडर औपचारिक पैराग्राफ़ लिखते हैं। सपोर्ट बुलेट लिस्ट इस्तेमाल करता है। मार्केटिंग सब्जेक्ट लाइन में इमोजी लगाती है। ग्राहक समझ नहीं पाता कि रातोंरात तीन कंपनियां मिल गईं, या एक ब्रांड का अपने इनबॉक्स पर से नियंत्रण छूट गया।

ब्रांड बढ़ने पर ईमेल को एक जैसा रखने का मतलब है कि कर्मचारियों और प्रोडक्ट लाइनों की संख्या बढ़ने पर भी हर कोई उसी आवाज़, फ़ॉर्मैट और संपर्क जानकारी वाला मेल भेजे। एकरूपता का मतलब व्यक्तित्व को मारना नहीं है। इसका मतलब है अपनी टीम को ऐसे गार्डरेल देना कि ग्राहक हमेशा जानें कि वे किससे मिले। बढ़ते हुए भी यह रेखा कैसे बनाए रखें, यह देखें।

ब्रांड बढ़ने पर ईमेल को एक जैसा कैसे रखें?

आप एकरूपता साझा टेम्पलेट, लिखित आवाज़ के नियम, केंद्रीय सिग्नेचर और ऐसी ऑनबोर्डिंग से रखते हैं जो भेजने से पहले ही ईमेल के मानक सिखा दे। हर महीने नमूने देखें, ताकि भटकाव जल्दी दिख जाए।

यह विचार पूरे ब्रांड में ईमेल की एकरूपता से शुरू होता है। जैसे-जैसे आप बढ़ते हैं, ढांचा जोड़ते हैं: नीतियां, संवेदनशील मेल के लिए मंज़ूरी के रास्ते, और ऐसे टूल जो हर मेलबॉक्स पर वही सिग्नेचर लगा दें।

वे सिस्टम जो आपकी टीम के साथ बड़े होते हैं

1. आम जवाबों के लिए टेम्पलेट लाइब्रेरी

कोटेशन, माफ़ी, शिपिंग अपडेट और ऑनबोर्डिंग के स्टेप के लिए मंज़ूर किए हुए टेम्पलेट बनाएं। निजी ब्योरे के लिए खाली जगह छोड़ें, ताकि मैसेज रोबोट जैसे न लगें। प्रोफ़ेशनल ईमेल के उदाहरण नए स्टाफ़ को नकल करने के लिए एक नमूना देते हैं।

2. सिग्नेचर और ब्रांडिंग के नियम

पूरी कंपनी के लिए एक ही सिग्नेचर फ़ॉर्मैट। वही लोगो साइज़, वही कानूनी लाइन, आपकी साइट का वही लिंक। टीम में लागू करने की सलाह टीम ईमेल सिग्नेचर की एकरूपता और ईमेल सिग्नेचर और ब्रांड पहचान में है।

3. ऐसी ऑनबोर्डिंग जिसमें ईमेल शामिल हो

पहले दिन की ट्रेनिंग में लहजा, जवाब का समय और यह शामिल हो कि किस स्थिति में कौन सा एड्रेस इस्तेमाल करें। नए कर्मचारियों के पहले दस ग्राहक थ्रेड के लिए उन्हें एक रिव्यूअर के साथ जोड़ें। पूरे ऑनबोर्डिंग स्टेप टीम मेंबर को बिज़नेस ईमेल पर ऑनबोर्ड करें में हैं।

जब बढ़त एकरूपता पर दबाव डालती है

नए क्षेत्र, अधिग्रहण और प्रोडक्ट लाइनें आपको अपनी आवाज़ बांटने के लिए लुभाती हैं। जब तक ऑडियंस सचमुच अलग न हो, तब तक ऐसा न करें। सबडोमेन और विभाग के एड्रेस आपके मानक दोबारा लिखे बिना मेल को बांट सकते हैं। एक डोमेन पर कई ईमेल एड्रेस के पैटर्न ढांचे को सुव्यवस्थित रखते हैं।

हर महीने बाहर गए बीस मैसेज का बेतरतीब नमूना जांचें। उन्हें अपने आवाज़ वाले दस्तावेज़ के हिसाब से आंकें। कमियों को टीम मीटिंग में सुलझाएं, सबके सामने दोष देने वाली बैठकों में नहीं।

इसी हफ़्ते अपना सिग्नेचर टेम्पलेट अपडेट करें और टीम के साथ तीन नए जवाब टेम्पलेट साझा करें। फिर पढ़ें कि प्रोफ़ेशनल ईमेल लंबे समय में ग्राहकों को टिकाए रखने में कैसे मदद करता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल