अलग-अलग सिग्नेचर किसी बढ़ती टीम को उसके असली आकार से छोटा दिखाने का सबसे तेज़ तरीका हैं। अगर हर मेल में अलग फ़ॉन्ट, लोगो का अलग साइज़ या जॉब टाइटल का अलग फ़ॉर्मेट हो, तो ग्राहक नोटिस कर लेते हैं, भले ही वे बता न पाएं कि क्या ठीक नहीं लग रहा।
टीम ईमेल सिग्नेचर में एकरूपता का मतलब है कि आपके स्टाफ की हर आउटगोइंग मेल में एक जैसा विज़ुअल ढांचा, सही संपर्क जानकारी और मंज़ूर किए हुए लिंक हों। इसका मतलब अभिवादन से अपनापन हटाना नहीं है। बात इतनी है कि मेल के नीचे का ब्लॉक उतना ही भरोसेमंद हो जितना आपकी वेबसाइट पर आपका लोगो। टीमें यह स्टैंडर्ड ऐसे बनाए रखती हैं।
टीमें ईमेल सिग्नेचर एक जैसे कैसे रखती हैं?
एक मंज़ूर किए हुए टेम्पलेट से शुरू करें। ज़रूरी फ़ील्ड तय करें: नाम, टाइटल, कंपनी, फ़ोन और वेबसाइट लिंक। वैकल्पिक फ़ील्ड में कैलेंडर लिंक या ईमेल सिग्नेचर में सोशल लिंक वाला सोशल आइकन सेट हो सकता है। फ़ॉन्ट साइज़, लोगो की चौड़ाई और रंग जैसे लेआउट के फ़ैसले एक ही सोर्स फ़ाइल में लॉक कर दें।
ऑनबोर्डिंग के समय टेम्पलेट दें और ब्रांडिंग बदलने पर उसे दोबारा भेजें। हर कर्मचारी से अपना फ़ुटर खुद बनवाने से बेहतर है कि उसे एक जगह से मैनेज किया जाए। यह तरीका टीम ईमेल सिग्नेचर मैनेजमेंट को एकरूपता के ऐसे नियम देता है जिन्हें टीम ऑडिट कर सके।
अलग-अलग टीम साइज़ के लिए काम करने वाले तरीके
1. टेम्पलेट और चेकलिस्ट
छोटी टीमें एक साझा HTML या रिच-टेक्स्ट ब्लॉक कॉपी करती हैं और एक पन्ने की चेकलिस्ट से फ़ील्ड जांच लेती हैं। यह तब तक चलता है जब तक स्टाफ बढ़ने से हाथ से जांच करना थकाऊ न हो जाए।
2. रोल बदलने पर सेंट्रल अपडेट
जब किसी का प्रमोशन होता है, तो HR या ऑपरेशंस मास्टर टेम्पलेट में टाइटल और फ़ोन अपडेट करते हैं। कर्मचारी उसी दिन नया ब्लॉक लगा लेते हैं।
3. सिग्नेचर पॉलिसी लागू करना
बड़ी टीमें एडमिन कंट्रोल से सिग्नेचर लागू करती हैं, ताकि यूज़र ज़रूरी हिस्से हटा न सकें। इस सख़्ती के साथ ईमेल सिग्नेचर डिज़ाइन की बेस्ट प्रैक्टिस की डिज़ाइन गाइडेंस भी रखें।
एकरूपता टूटने की आम वजहें, जिन्हें रोकें
रीब्रांड के बाद पुराने लोगो टिके रहते हैं। रोल बदलने पर भी पुराना सिग्नेचर रखने से टाइटल गलत रह जाते हैं। कंपनी के मंज़ूर लिंक की जगह निजी सोशल लिंक आ जाते हैं। वेबसाइट और फ़ुटर में फ़ोन नंबर अलग होते हैं।
हर तिमाही सिग्नेचर ऑडिट करने से गड़बड़ी जल्दी पकड़ में आती है। हर विभाग की एक भेजी हुई मेल को अपने टेम्पलेट से और ईमेल सिग्नेचर और ब्रांड आइडेंटिटी के स्टैंडर्ड से मिलाएं। अगले चैप्टर टीम ईमेल पॉलिसी में बताया है कि सिग्नेचर के नियम लिखित में कहां रखें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या हर टीम मेंबर को बिल्कुल एक ही सिग्नेचर इस्तेमाल करना चाहिए?
लेआउट और ब्रांडिंग के हिस्से एक जैसे होने चाहिए। नाम और टाइटल जैसे निजी फ़ील्ड हर व्यक्ति के अलग होंगे ही। इसे एक टेम्पलेट समझें जिसमें नाम और रोल के फ़ील्ड बदलते रहते हैं। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
रीब्रांड के बाद टीमें सिग्नेचर अपडेट कैसे संभालती हैं?
डेडलाइन के साथ नया टेम्पलेट जारी करें और हर चालू मेलबॉक्स से टेस्ट मेल भेजकर जांचें कि सबने अपडेट किया। शेयर्ड ड्राइव से पुरानी लोगो फ़ाइलें हटा दें, ताकि कोई पुरानी फ़ाइल न उठा ले। फ़ॉर्मेटिंग के नियम ईमेल सिग्नेचर ब्लॉक फ़ॉर्मेटिंग में हैं।
क्या मोबाइल डिवाइस सिग्नेचर की एकरूपता बिगाड़ देते हैं?
मोबाइल क्लाइंट कभी-कभी इमेज हटा देते हैं या लेआउट का साइज़ बदल देते हैं। पूरी टीम में लगाने से पहले सिग्नेचर को फ़ोन और डेस्कटॉप दोनों पर टेस्ट करें। HTML ईमेल सिग्नेचर की गाइडेंस से दिखावट की अचानक गड़बड़ियां कम होती हैं।
हर टीम सिग्नेचर में कौन से फ़ील्ड ज़रूर होने चाहिए?
कम से कम पूरा नाम, रोल, कंपनी का नाम, संपर्क का एक रास्ता (फ़ोन या कुछ और) और आपकी वेबसाइट का URL रखें। सिर्फ़ वही फ़ील्ड जोड़ें जिन्हें आप अपडेट रख पाएंगे। पूरी लिस्ट ईमेल सिग्नेचर में क्या शामिल करें में है।
सिग्नेचर में छूट को कौन मंज़ूर करता है?
लेआउट में कोई भी बदलाव, अतिरिक्त डिस्क्लेमर या किसी इलाके का अलग वर्शन मार्केटिंग या ब्रांड के ज़िम्मेदार व्यक्ति को मंज़ूर करना चाहिए। बिना सोचे दी गई छूट कुछ हफ़्तों में एकरूपता खत्म कर देती है। मंज़ूरी देने वालों के नाम टीम ईमेल पॉलिसी में लिखें।
सिग्नेचर की कौन सी गलतियां भरोसे को सबसे ज़्यादा नुकसान पहुंचाती हैं?
टूटी हुई इमेज, कंपनी के नाम में टाइपो और फ़ुटर में निजी ईमेल एड्रेस भरोसा जल्दी कमज़ोर कर देते हैं। पूरी टीम के लिए टेम्पलेट जारी करने से पहले बचने लायक ईमेल सिग्नेचर की गलतियां पढ़ लें।