आपने बिज़नेस इसलिए शुरू किया कि आप अपना पसंदीदा काम करें, खाली टाइम स्लॉट के बारे में फ़ोन पर बात करते रहने के लिए नहीं। फिर भी ज़्यादातर हफ़्ते वॉइसमेल, एक ही दोपहर की दो बार बुकिंग और ऐसे ग्राहकों से शुरू होते हैं जो मान लेते हैं कि टेक्स्ट मैसेज का मतलब पक्का अपॉइंटमेंट है।
छोटे बिज़नेस के लिए ऑनलाइन बुकिंग सिस्टम यह रुटीन बदल देता है। ग्राहक खुद बुकिंग करते हैं। आपका कैलेंडर हमेशा अप-टू-डेट रहता है। कन्फ़र्मेशन अपने आप चले जाते हैं। अगर आप बिना किसी अलग ऑपरेशन मैनेजर के छोटी टीम चलाते हैं, तो शुरू से बुकिंग सेटअप करने का तरीका यह है।
छोटे बिज़नेस के बुकिंग सिस्टम में क्या चाहिए
कम से कम आपको एक लाइव कैलेंडर, आपकी वेबसाइट पर एक बुकिंग पेज, ऑटोमैटिक कन्फ़र्मेशन और एक ऐसी जगह चाहिए जहाँ सारी बुकिंग इकट्ठा हों। इंटेक फ़ॉर्म, पेमेंट लेना और रिमाइंडर मैसेज जैसे फ़ीचर बाद में जोड़े जा सकते हैं।
कम से शुरू करें। जो सिंपल सिस्टम आप सच में इस्तेमाल करते हैं, वह उस जटिल सेटअप से बेहतर है जिसे दो हफ़्ते बाद छोड़ना पड़े। बेसिक फ़्लो एक महीने तक भरोसे से चल जाए, उसके बाद पेमेंट और इंटेक जोड़ें।
अगर आप अभी सोच रहे हैं कि ऑनलाइन बुकिंग आपके बिज़नेस मॉडल में फ़िट बैठती है या नहीं, तो पहले मॉड्यूल से हर बिज़नेस को ऑनलाइन बुकिंग सिस्टम क्यों चाहिए और ऑनलाइन बुकिंग सिस्टम क्या है पढ़ें।
बुकिंग सिस्टम स्टेप बाय स्टेप कैसे सेटअप करें
पहला चरण: अपनी सर्विस और घंटे तय करें। हर बुक होने वाली सर्विस, उसकी अवधि, बफ़र टाइम और कीमत लिखें। सॉफ़्टवेयर की सेटिंग छूने से पहले हफ़्ते के घंटे तय करें और छुट्टियां ब्लॉक करें।
दूसरा चरण: अपनी वेबसाइट पर बुकिंग का रास्ता बनाएं। एक अलग बुकिंग पेज बनाएं, अपने सर्विस पेज पर कैलेंडर या विजेट जोड़ें और दोनों को मुख्य मेन्यू से लिंक करें। बुकिंग पेज बनाना और बुकिंग कैलेंडर जोड़ना वाले चैप्टर इस चरण को विस्तार से बताते हैं।
तीसरा चरण: कम्युनिकेशन सेट करें। कन्फ़र्मेशन ईमेल और चाहें तो रिमाइंडर मैसेज सेट करें। गाइड के तौर पर अपॉइंटमेंट कन्फ़र्मेशन ईमेल और बुकिंग कन्फ़र्मेशन ईमेल वाले चैप्टर इस्तेमाल करें।
चौथा चरण: तैयार होने पर इंटेक और पेमेंट जोड़ें। नए ग्राहकों के लिए क्लाइंट इंटेक फ़ॉर्म जोड़ें, और अगर डिपॉज़िट से नो-शो की समस्या घटती है तो पेमेंट गेटवे भी जोड़ें। लॉन्च के समय दोनों ज़रूरी नहीं हैं, पर बुकिंग बढ़ने पर काम के हैं।
पांचवां चरण: टीम को सिखाएं और लाइव जाएं। फ़ोन पर बुकिंग लेने वाला हर व्यक्ति एक ही कैलेंडर इस्तेमाल करे। टेस्ट बुकिंग शुरू से आखिर तक चलाकर देखें। मौजूदा ग्राहकों को ईमेल से और सामने मिलकर बताएं कि अब वे खुद बुकिंग कर सकते हैं।
ज़्यादा खर्च किए बिना टूल चुनना
छोटे बिज़नेस के अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग टूल सिर्फ़ कैलेंडर वाले ऐप से लेकर पूरे वेबसाइट सिस्टम तक होते हैं। हो सके तो ऐसा एक समाधान देखें जो आपकी वेबसाइट और बुकिंग दोनों संभाले। वेबसाइट, फ़ॉर्म और शेड्यूलिंग के लिए अलग-अलग टूल होने पर बार-बार लॉगिन करना पड़ता है और सिंक की गलतियां बढ़ती हैं।
WEMASY में आप वेबसाइट बिल्डर से अपनी वेबसाइट बनाते हैं और बुकिंग रिक्वेस्ट के लिए फ़ॉर्म जोड़ सकते हैं, ताकि पांच अलग सब्सक्रिप्शन जोड़ने की ज़रूरत न पड़े।
अपनी असल साप्ताहिक बुकिंग के हिसाब से चुनें। हफ़्ते में आठ अपॉइंटमेंट वाले अकेले कंसल्टेंट की ज़रूरतें उस सैलून से अलग हैं जिसमें चार स्टाइलिस्ट और साठ बुकिंग हैं। फ़ीचर का स्तर अपनी मौजूदा बुकिंग के हिसाब से चुनें, भविष्य के काल्पनिक आकार के हिसाब से नहीं।
विकल्पों की तुलना करते समय अपने बिज़नेस के लिए बुकिंग सिस्टम कैसे चुनें पढ़ें। सेटअप में लगने वाला समय, मोबाइल पर अनुभव और इस बात पर ध्यान दें कि टूल आपकी मौजूदा वेबसाइट के साथ चलता है या नहीं।
लॉन्च के बाद 30 और 60 दिन पर अपने आंकड़े देखें। ऑनलाइन बुकिंग का हिस्सा, नो-शो रेट और फ़ोन बुकिंग की संख्या बताती है कि आपको नियम, रिमाइंडर या डिपॉज़िट बदलने चाहिए या नहीं। इस किताब में आगे का अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग मॉड्यूल शेड्यूल के रोज़ के प्रबंधन पर और गहराई से बताता है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
छोटे बिज़नेस को ऑनलाइन बुकिंग लॉन्च करने में कितना समय लगता है?
सर्विस और घंटे पहले से तय हों तो ज़्यादातर टीमें एक से दो हफ़्ते में लॉन्च कर लेती हैं। टेस्टिंग, स्टाफ़ ट्रेनिंग और ग्राहकों को बताने के लिए समय रखें। बिना टेस्ट किए पेमेंट या कन्फ़र्मेशन सेटिंग के साथ जल्दबाज़ी में लाइव जाने से पहले ही दिन सपोर्ट की समस्याएं आती हैं।
क्या मैं ऑनलाइन शेड्यूलिंग के साथ फ़ोन बुकिंग भी लेता रह सकता हूँ?
हाँ, पर हर फ़ोन बुकिंग उसी समय उसी सिस्टम में दर्ज होनी चाहिए। काग़ज़ और सॉफ़्टवेयर के कैलेंडर अलग होने पर ही दोहरी बुकिंग शुरू होती है। स्टाफ़ को सिखाएं कि फ़ोन रखने से पहले रिज़र्वेशन सिस्टम में जोड़ दें।
क्या WEMASY छोटे बिज़नेस के लिए ऑनलाइन बुकिंग सिस्टम की तरह काम करता है?
WEMASY में आप वेबसाइट बिल्डर से अपनी वेबसाइट बनाते हैं और बुकिंग रिक्वेस्ट के लिए फ़ॉर्म जोड़ सकते हैं। हर रिक्वेस्ट आपको ईमेल से मिलती है और डैशबोर्ड में दिखती है।
छोटे बिज़नेस बुकिंग सेटअप करते समय सबसे बड़ी गलती क्या करते हैं?
मोबाइल पर पूरे ग्राहक फ़्लो को टेस्ट किए बिना लॉन्च कर देना। ज़्यादातर ग्राहक फ़ोन से बुकिंग करते हैं। जो फ़्लो आपके लैपटॉप पर चलता है पर फ़ोन पर अटक जाता है, उसमें बुकिंग चुपचाप खो जाती हैं।
क्या ग्राहकों को ऑनलाइन बुकिंग के लिए अकाउंट बनाना ज़रूरी रखना चाहिए?
पहली बार आने वाले ग्राहकों के लिए गेस्ट चेकआउट से ज़्यादा बुकिंग होती है। लौटने वाले ग्राहकों के लिए वैकल्पिक अकाउंट दोबारा बुकिंग तेज़ कर देता है। पहली अपॉइंटमेंट से पहले अकाउंट बनाना ज़रूरी करने से रुकावट बढ़ती है, जो ज़्यादातर छोटे बिज़नेस को नहीं चाहिए।
अपने छोटे बिज़नेस के बुकिंग सिस्टम में पेमेंट कब जोड़ना चाहिए?
डिपॉज़िट तब जोड़ें जब नो-शो से आपका असली रेवेन्यू या रिज़र्व किया हुआ सामान बर्बाद होता हो। फ़्लो को सुधारते समय लॉन्च पर मुफ़्त बुकिंग ठीक है। बेसिक शेड्यूलिंग बिना रुकावट चलने लगे, तब पेमेंट गेटवे सेटअप करें।