तीन स्प्रेडशीट, दो इनबॉक्स एक्सपोर्ट और पिछले हफ़्ते के ओपन रेट वाला एक स्टिकी नोट। कुछ ब्रांड इसी तरह ईमेल परफ़ॉर्मेंस ट्रैक करते हैं, जब तक कोई नंबरों का एक ही व्यू नहीं माँगता। डैशबोर्ड बनाने के लिए एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर नहीं चाहिए। बस यह जानना चाहिए कि कौन-से मेट्रिक्स एक स्क्रीन पर होने चाहिए।
ब्रांड के लिए ईमेल मेट्रिक्स डैशबोर्ड एक ऐसा सिंगल व्यू है जो आपके सबसे ज़रूरी ईमेल नंबर तय शेड्यूल पर अपडेट करके दिखाता है। यह पिछले चैप्टर के अलग-अलग मेट्रिक्स को ऐसे स्नैपशॉट में बदलता है जिसे आपकी टीम पाँच मिनट से कम में पढ़ सके। इस मॉड्यूल की हर बात, ब्रांड को ट्रैक करने वाले ईमेल मेट्रिक्स से लेकर ब्रांड ईमेल रिपोर्टिंग में कौन-सी ग़लतियाँ करते हैं तक, इस स्क्रीन पर क्या होना चाहिए इसमें काम आती है।
ईमेल मेट्रिक्स डैशबोर्ड में क्या शामिल होता है
एक काम का डैशबोर्ड तीन परतें कवर करता है: डिलीवरी की सेहत, एंगेजमेंट और टीम का प्रदर्शन। डिलीवरी की सेहत में डिलीवरेबिलिटी रेट, बाउंस रेट और स्पैम शिकायत दर दिखती है। एंगेजमेंट में मैसेज के प्रकार के हिसाब से ओपन रेट, क्लिक-थ्रू रेट और रिप्लाई रेट दिखते हैं। टीम के प्रदर्शन में औसत रिस्पॉन्स टाइम और बिना जवाब वाले आने वाले ईमेल की संख्या दिखती है।
बीस नहीं, छह से आठ नंबरों से शुरू करें। हर मेट्रिक के लिए हफ़्ते-दर-हफ़्ते या महीने-दर-महीने की तुलना जोड़ें, ताकि ईमेल एंगेजमेंट को समय के साथ ट्रैक करना के ट्रेंड एक नज़र में दिखें। हर मेट्रिक के लिए एक पंक्ति का संदर्भ छुट्टी की गिरावट को संकट समझने से बचाता है।
छोटे और बढ़ते ब्रांड के लिए डैशबोर्ड का लेआउट
छोटे ब्रांड अक्सर हर शुक्रवार अपडेट होने वाले स्प्रेडशीट डैशबोर्ड से शुरू करते हैं। पहली पंक्ति में मेट्रिक के नाम होते हैं। कॉलम A में तारीख़ें। जो सेल आपके अंदरूनी लक्ष्य से नीचे हों, उन्हें रंग दें। जब हाथ से अपडेट करने में हफ़्ते में तीस मिनट से ज़्यादा लगने लगें, तब विज़ुअल डैशबोर्ड पर जाएँ।
टैब या हिस्से ईमेल के प्रकार से बाँटें: न्यूज़लेटर, सेल्स आउटरीच, सपोर्ट और ब्रांड के लिए ईमेल ऑटोमेशन के ऑटोमेटेड फ़्लो। हर हिस्सा वही मेट्रिक्स दिखाता है जो उस प्रकार के लिए मायने रखते हैं। सपोर्ट टैब रिस्पॉन्स टाइम पर ज़ोर देते हैं। न्यूज़लेटर टैब ओपन और क्लिक पर।
डैशबोर्ड को काम का बनाए रखना
हर डैशबोर्ड रिव्यू से एक फ़ैसला निकलना चाहिए। नीचे "इस हफ़्ते का एक्शन" की एक पंक्ति जोड़ें और रिव्यू मीटिंग में उसे भरें। ख़ाली एक्शन पंक्तियों का मतलब है कि डैशबोर्ड सजावट बन गया है। संवाद बेहतर करने के लिए ईमेल डेटा का इस्तेमाल का सुधार चक्र इसी आदत पर टिका है।
डैशबोर्ड की तुलना बिज़नेस ईमेल परफ़ॉर्मेंस बेंचमार्क से रोज़ नहीं, हर महीने करें। रोज़ के उतार-चढ़ाव शोर बनाते हैं। मासिक रिव्यू दिखाते हैं कि आपका ईमेल प्रोग्राम मज़बूत हो रहा है या लिखने, टाइमिंग या प्रोफ़ेशनल ईमेल सेटअप कैसा दिखता है के डिलीवरेबिलिटी सेटअप में बुनियादी सुधार चाहिए।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या छोटे ब्रांड को औपचारिक ईमेल डैशबोर्ड चाहिए?
हर हफ़्ते अपडेट होने वाली छह मेट्रिक्स की एक सादी स्प्रेडशीट भी एक डैशबोर्ड है। वॉल्यूम बढ़ने पर औपचारिक टूल मदद करते हैं, पर फ़ॉर्मैट से ज़्यादा नियमित रिव्यू की आदत मायने रखती है। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
ईमेल डैशबोर्ड में सबसे ऊपर कौन-से मेट्रिक्स होने चाहिए?
डिलीवरेबिलिटी रेट और कुल भेजे गए सबसे ऊपर रखें। अगर डिलीवरी टूटी है, तो उसके नीचे कुछ भी भरोसेमंद नहीं है। इसके बाद अपने मुख्य भेजने के प्रकार के लिए ओपन रेट, क्लिक-थ्रू रेट और रिस्पॉन्स टाइम रखें।
डैशबोर्ड कितनी बार अपडेट करना चाहिए?
साप्ताहिक अपडेट ज़्यादातर छोटे बिज़नेस के भेजने के शेड्यूल से मेल खाते हैं। रिस्पॉन्स टाइम ट्रैक करने वाली ज़्यादा वॉल्यूम की सपोर्ट टीमों के लिए रोज़ के अपडेट काम आते हैं। एक आवृत्ति चुनें और उस पर टिके रहें ताकि ट्रेंड लाइन एक जैसी रहे।
क्या डैशबोर्ड में ईमेल क्लिक से आया वेबसाइट डेटा शामिल करना चाहिए?
ईमेल लिंक से आए पेज विज़िट और फ़ॉर्म सबमिशन जोड़ने से दिखता है कि क्लिक कार्रवाई में बदलते हैं या नहीं। कन्वर्ज़न के बिना क्लिक लैंडिंग पेज की समस्या की ओर इशारा करता है। मेल खिलाने के सुझावों के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल और आपकी वेबसाइट देखें।
ईमेल डैशबोर्ड तक कितने लोगों की पहुँच होनी चाहिए?
हर उस व्यक्ति को पहुँच दें जो ब्रांड की ओर से भेजता या जवाब देता है। साझा दृश्यता से यह नहीं होता कि डिलीवरेबिलिटी की गिरावट सिर्फ़ एक व्यक्ति को दिखे। बिज़नेस के लिए शेयर्ड इनबॉक्स साझा डैशबोर्ड के साथ अच्छा जुड़ता है।
ब्रांड को स्प्रेडशीट से विज़ुअल डैशबोर्ड पर कब जाना चाहिए?
तब जाएँ जब हाथ से डेटा भरने में हफ़्ते में तीस मिनट से ज़्यादा लगें या तीन से ज़्यादा लोगों को लाइव पहुँच चाहिए। तब तक, अच्छी तरह बनी स्प्रेडशीट उस जटिल टूल से बेहतर है जिसे कोई संभालता नहीं।