चार अनपढ़े बैज। चार अलग जवाब के ड्राफ़्ट। support@ पर एक ग्राहक इंतज़ार में। पहली चाय ख़त्म होने से पहले ही आपके सीने में हड़बड़ी महसूस होती है। सबने सोचा कि कोई और जवाब देगा। किसी ने नहीं दिया, जब तक ग्राहक ने ग़ुस्से वाला फ़ॉलो-अप नहीं भेजा।
शेयर्ड टीम इनबॉक्स ऐसा मेलबॉक्स है जिसे कई अधिकृत स्टाफ़ अपने-अपने लॉगिन से खोलते हैं। सब एक जैसे थ्रेड, असाइनमेंट स्टेटस और जवाब की हिस्ट्री देखते हैं। ग्राहक अब भी एक ही पते पर लिखते हैं। टीम के अंदर मेल निजी साइलो में ग़ायब नहीं होता। यह कैसे काम करता है और आपकी टीम को कब चाहिए, यह रहा।
शेयर्ड टीम इनबॉक्स क्या है?
शेयर्ड टीम इनबॉक्स support@ या hello@ जैसे रोल वाले पते की केंद्रीय कतार है। टीम के सदस्य अलग-अलग साइन इन करते हैं लेकिन एक दिखने वाले बैकलॉग से काम करते हैं। जवाब शेयर्ड पते से जाते हैं, इसलिए ग्राहक को हमेशा एक ही आवाज़ सुनाई देती है।
अच्छे शेयर्ड इनबॉक्स दिखाते हैं कि हर थ्रेड का मालिक कौन है, वह किस चरण में है और कौन से आंतरिक नोट्स हैं जो ग्राहक तक कभी नहीं पहुंचते। यह दृश्यता बिज़नेस के लिए शेयर्ड इनबॉक्स की नींव पर बनती है, जिसमें टीम के आपसी तालमेल का ध्यान रखा गया है।
शेयर्ड टीम इनबॉक्स फ़ॉरवर्डिंग से कैसे अलग है
फ़ॉरवर्डिंग हर मैसेज को निजी इनबॉक्स में कॉपी करती है। हर कॉपी पर अलग जवाब और टकराते जवाब उग सकते हैं। शेयर्ड टीम इनबॉक्स एक असली थ्रेड रखता है जिसे सब मिलकर संपादित करते हैं।
फ़ॉरवर्डिंग हल्के बैकअप के लिए अब भी काम करती है, जैसा कस्टम डोमेन पर ईमेल फ़ॉरवर्डिंग में बताया गया है। जब रोज़ के वॉल्यूम को असाइनमेंट, स्टेटस ट्रैकिंग और शिफ़्टों के बीच हैंडऑफ़ चाहिए, तब यह फ़ेल हो जाती है।
टीमों को शेयर्ड इनबॉक्स कब इस्तेमाल करना चाहिए
शेयर्ड टीम इनबॉक्स तब अपनाएं जब एक से ज़्यादा व्यक्ति एक ही सार्वजनिक पते का जवाब देते हों और ग्राहक एक सही समय पर जवाब की उम्मीद करते हों। आम संकेत हैं सपोर्ट वॉल्यूम बढ़ना, वीकेंड कवरेज की कमी और नए कर्मचारी जिन्हें खुले थ्रेड का संदर्भ चाहिए।
इनबॉक्स को बिज़नेस ईमेल के फ़ोल्डर और लेबल की छंटाई की आदतों और कंट्रोल खोए बिना ईमेल सौंपें के डेलिगेशन नियमों के साथ जोड़ें। अगला चैप्टर ईमेल रोल और परमिशन बताता है कि शेयर्ड कतारों को कौन देखे और उनसे कौन भेजे।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या छोटी टीम सारे मेल के लिए एक शेयर्ड इनबॉक्स चला सकती है?
ज़्यादातर छोटी टीमें नाम वाले स्टाफ़ के लिए व्यक्तिगत मेलबॉक्स रखती हैं और सिर्फ़ सार्वजनिक रोल पतों के लिए एक शेयर्ड इनबॉक्स। सब कुछ एक कतार में मिलाने से शोर बनता है। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
शेयर्ड टीम इनबॉक्स ग्रुप अलियास से कैसे अलग है?
ग्रुप अलियास निजी इनबॉक्स में डुप्लिकेट कॉपी पहुंचाता है। शेयर्ड इनबॉक्स साझा हिस्ट्री और असाइनमेंट के साथ एक कॉपी रखता है। अलियास व्यक्तियों को सूचित करते हैं। शेयर्ड इनबॉक्स टीम के जवाब का तालमेल बिठाते हैं।
क्या शेयर्ड इनबॉक्स में आंतरिक नोट्स दिखने चाहिए?
आंतरिक नोट्स ग्राहक के थ्रेड को भरे बिना स्टाफ़ को तालमेल बिठाने में मदद करते हैं। नोट्स को बाहर जाने वाले जवाबों से अलग दिखता रखें ताकि ग़लती से कुछ बाहर न जाए। शिष्टाचार की सलाह ब्रांड के लिए ईमेल शिष्टाचार के नियम में है।
शेयर्ड इनबॉक्स में असाइनमेंट का मालिक कौन हो?
जब तक वॉल्यूम ऑटोमैटिक राउंड-रॉबिन नियमों को सही न ठहराए, एक लीड असाइनमेंट का मालिक रहे। साफ़ ज़िम्मेदारी दोहराए जवाब और चुपचाप छूटे काम रोकती है। जवाब के लक्ष्य के लिए ईमेल जवाब के समय की अपेक्षाएं देखें।
क्या शेयर्ड इनबॉक्स सेल्स टीमों के लिए काम करते हैं?
सेल्स टीमें इनबाउंड लीड के लिए शेयर्ड इनबॉक्स इस्तेमाल करती हैं और आउटबाउंड प्रॉस्पेक्टिंग के लिए व्यक्तिगत पते रखती हैं। लीड कतारों में तेज़ क्लेम नियम चाहिए ताकि दो रिप एक ही व्यक्ति से संपर्क न करें। ऑटोमेशन के विचार फ़ॉलो-अप ईमेल ऑटोमेट करें में हैं।
टीमें पुराने शेयर्ड थ्रेड कैसे सर्च करें?
शेयर्ड कतारों में आर्काइव और सर्च की आदतें ज़्यादा मायने रखती हैं क्योंकि हिस्ट्री किसी एक कर्मचारी से ज़्यादा जीती है। थ्रेड को विषय और ग्राहक से टैग करें ताकि हैंडऑफ़ तेज़ रहें। व्यावहारिक तरीकों के लिए बिज़नेस ईमेल आर्काइव और सर्च पढ़ें।