जनवरी में एक ब्रांड आधे दिन की समीक्षा करता है: मेट्रिक, DNS, सिग्नेचर और दस रैंडम ग्राहक थ्रेड। वे तीन पुराने टेम्पलेट ठीक करते हैं और ग्राहकों के नोटिस करने से पहले एक एक्सपायर होता सर्टिफ़िकेट रिन्यू कर लेते हैं। दूसरा ब्रांड समीक्षा छोड़ देता है और नवंबर में पाता है कि आधी टीम अब भी सिग्नेचर में पुराना लोगो लगा रही है और DMARC वसंत से फ़ेल हो रहा है।
सालाना ईमेल कम्युनिकेशन ऑडिट आपके पतों, कंटेंट, डिलीवरेबिलिटी, टीम की आदतों और मेट्रिक की साल में एक बार की व्यवस्थित समीक्षा है। यह अनदेखे भटकाव को ऐसी सुधार-सूची में बदल देता है जिसे आप एक प्लानिंग सेशन में निपटा सकते हैं। यह चेकलिस्ट पूरे सिस्टम को कवर करती है।
अपनी ईमेल कम्युनिकेशन का सालाना ऑडिट कैसे करें?
ईमेल का काम संभालने वाले के साथ आधा दिन अलग रखें। इंफ़्रास्ट्रक्चर, कंटेंट, टीम के व्यवहार और नंबरों को एक-एक करके देखें। सेशन बंद करने से पहले जो मिला उसे लिखें और हर एक का ज़िम्मेदार और डेडलाइन तय करें।
ऑडिट को प्रोफ़ेशनल ईमेल मैनेजमेंट वर्कफ़्लो के चालू मैनेजमेंट और लंबे समय की ईमेल कम्युनिकेशन रणनीति के स्ट्रैटेजी डॉक्यूमेंट से जोड़ें।
सालाना ऑडिट चेकलिस्ट
1. इंफ़्रास्ट्रक्चर और सिक्योरिटी
जांचें कि SPF, DKIM और DMARC रिकॉर्ड अब भी आपके भेजने के सेटअप से मेल खाते हैं। इस्तेमाल न होने वाले एलियास और जा चुके स्टाफ़ के मेलबॉक्स हटाएं। SPF, DKIM और DMARC रिकॉर्ड और ईमेल रोल और परमिशन की चेकलिस्ट यहां लागू होती हैं।
2. कंटेंट और टेम्पलेट
हर ऑटोमेटेड सीक्वेंस और सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाले दस हाथ से लिखे टेम्पलेट पढ़ें। ऑफ़र, लिंक, सिग्नेचर और कानूनी लाइनें अपडेट करें। बिज़नेस ईमेल की सबसे आम गलतियां में बताई गलतियों के लिए स्कैन करें।
3. मेट्रिक और बेंचमार्क
रिस्पॉन्स टाइम, ओपन रेट, क्लिक रेट और डिलीवरेबिलिटी की तुलना पिछले साल और बिज़नेस ईमेल परफ़ॉर्मेंस बेंचमार्क से करें। नतीजे अपने ब्रांड के लिए ईमेल मेट्रिक डैशबोर्ड में डालें।
4. टीम के नमूने
अलग-अलग विभागों से बीस आउटबाउंड मैसेज रैंडम चुनें। टोन, साफ़गोई और सिग्नेचर के पालन पर नंबर दें। कमियां मिलें तो ट्रेनिंग दें, किसी को एक बार डांटें नहीं।
ऑडिट के बाद
पहले वे सुधार करें जो ग्राहकों को प्रभावित करते हैं: टूटे लिंक, फ़ेल ऑथेंटिकेशन और आपकी साइट पर गलत संपर्क पते। कम जोखिम वाली सफ़ाई अगली तिमाही के लिए रखें।
अपने ऑडिट की तारीख अभी तय करें और चेकलिस्ट अपने टीम लीड को दें। इसके बाद देखें कि जब सिस्टम अच्छे से चलता है तब परिपक्व ब्रांड की ईमेल कम्युनिकेशन कैसी दिखती है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
सालाना ईमेल ऑडिट में कौन शामिल हों?
जो होस्टिंग संभालता है, जो ग्राहकों से बात करता है, और सपोर्ट या सेल्स का कम से कम एक फ़्रंटलाइन सेंडर। छोटे ब्रांड इसे अकेले संस्थापक के साथ भी चला सकते हैं। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
पूरा ईमेल ऑडिट कितना समय लेता है?
चेकलिस्ट बन जाने के बाद ज़्यादातर छोटे ब्रांड तीन से छह घंटे में निपटा लेते हैं। बड़ी टीमें इंफ़्रास्ट्रक्चर और कंटेंट की समीक्षा दो आधे दिनों में बांट सकती हैं। वर्कफ़्लो की टिप्स बिज़नेस ईमेल इनबॉक्स कैसे व्यवस्थित करें में हैं।
क्या ईमेल का ऑडिट साल में एक से ज़्यादा बार करना चाहिए?
मेट्रिक और ऑथेंटिकेशन की हल्की जांच हर तिमाही करें, फिर टेम्पलेट और पॉलिसी की गहरी जांच साल में एक बार। ब्रांड के लिए ईमेल रिटेंशन पॉलिसी के रिटेंशन नियम सालाना समीक्षा में फ़िट होते हैं।
ईमेल ऑडिट के दौरान कौन से टूल मदद करते हैं?
अपने मेल डैशबोर्ड से मेट्रिक निकालें, डोमेन पैनल से DNS रिकॉर्ड लें, और जांचने के लिए नमूना थ्रेड संभालकर रखें। बिज़नेस ईमेल मैनेज करने के टूल में बताए मैनेजमेंट टूल प्रक्रिया तेज़ करते हैं।
टीम के किसी सदस्य के जाने के बाद ईमेल का ऑडिट कैसे करें?
एक्सेस तुरंत हटाएं, शेयर्ड कतारें दोबारा सौंपें, और जिन ऑटोरिस्पॉन्डर में जा चुके व्यक्ति का नाम था उन्हें अपडेट करें। ऑफ़बोर्डिंग टीम मेंबर को बिज़नेस ईमेल पर ऑनबोर्ड करें का उल्टा रूप है।
अगर ऑडिट की खोजें टीम पर भारी पड़ें तो?
सुधारों को इस महीने ज़रूरी, अगली तिमाही और बैकलॉग में बांटें। ग्राहकों को दिखने वाली खराबियां हमेशा पहले आती हैं। रिपोर्टिंग की गलतियां जिनसे बचें, यह ब्रांड की ईमेल रिपोर्टिंग की गलतियां में है।