लंबे समय की ईमेल कम्युनिकेशन रणनीति क्या है?

एक ब्रांड हर खरीद के बाद सोच-समझकर हाल पूछता है, हर जवाब में वही सिग्नेचर रखता है और हर तिमाही टेम्पलेट की समीक्षा करता है। दूसरा ब्रांड बिक्री गिरने पर बेतरतीब ब्लास्ट भेज देता है, तीन लोगों को अपना-अपना लहजा गढ़ने देता है और कभी नहीं देखता कि कोई जवाब देता है या नहीं। इंडस्ट्री एक ही। पांच साल बाद नतीजे बहुत अलग।

लंबे समय की ईमेल कम्युनिकेशन रणनीति एक दर्ज की गई योजना है कि आप किसे ईमेल करते हैं, क्या कहते हैं, कितनी बार भेजते हैं और हर तरह के मैसेज का ज़िम्मेदार कौन है। यह रोज़ की आदतों को रिटेंशन, सपोर्ट की क्वालिटी और ब्रांड की पहचान जैसे बिज़नेस लक्ष्यों से जोड़ती है। इसके बिना ईमेल भटक जाता है। एक ठोस रणनीति में ये चीज़ें होती हैं।

लंबे समय की ईमेल कम्युनिकेशन रणनीति क्या है?

यह एक जीवंत दस्तावेज़ है जो आपके ईमेल के लक्ष्य, ऑडियंस सेगमेंट, मैसेज के प्रकार, आवाज़ के मानक और समीक्षा का शेड्यूल तय करता है। यह किसी एक कैंपेन का कैलेंडर नहीं है। यह वह ढांचा है जिसके अंदर हर कैंपेन और हर जवाब आता है।

आपकी रणनीति आपके ब्रांड को पेश करने के मौजूदा तरीके से मेल खानी चाहिए। प्रोफ़ेशनल ईमेल क्या है और ब्रांड के लिए बिज़नेस ईमेल की बेस्ट प्रैक्टिस से शुरू करें। वे आधार तय करते हैं। रणनीति समय के साथ दिशा जोड़ती है।

रणनीति के मुख्य हिस्से

1. लक्ष्य और ऑडियंस

लिखें कि ईमेल से क्या हासिल करना है: सपोर्ट का समाधान, दोबारा बिक्री, ऑनबोर्डिंग, या पार्टनर अपडेट। जिन समूहों को आप लिखते हैं उनके नाम और हर समूह की ज़रूरत लिखें। प्रोफ़ेशनल ईमेल कन्वर्ज़न पर असर डालता है की कन्वर्ज़न सोच लक्ष्यों को नतीजों से जोड़ने में मदद करती है।

2. मैसेज के प्रकार और कैडेंस

हर दोहराए जाने वाले ईमेल की सूची बनाएं: वेलकम नोट, बिलिंग रिमाइंडर, रिन्यूअल चेक, न्यूज़लेटर, विन-बैक मैसेज। ज़िम्मेदार तय करें और मोटी आवृत्ति रखें। हर ब्रांड को कौन सी ईमेल सीक्वेंस सेट करनी चाहिए की सीक्वेंस डिज़ाइन आपको शुरुआती चेकलिस्ट देती है।

3. आवाज़ और मानक

बताएं कि आप कितने औपचारिक या सहज सुनाई देते हैं, किन शब्दों से बचते हैं और सिग्नेचर कैसे दिखते हैं। आम जवाबों के टेम्पलेट का लिंक दें। प्रोफ़ेशनल ईमेल कैसे लिखें के लेखन मानक यहां रेफ़रेंस के रूप में आएं, हर सेक्शन में दोहराए गए नियमों के रूप में नहीं।

सालों तक रणनीति को कैसे बनाए रखें

जब आप भर्ती करें, कोई प्रोडक्ट लॉन्च करें या नए बाज़ार में उतरें, तब दस्तावेज़ की समीक्षा करें। जो मेट्रिक्स आप हर तिमाही ट्रैक करते हैं, जैसे जवाब का समय और दोबारा संपर्क की दर, वे जोड़ें। ब्रांड के लिए ईमेल मेट्रिक्स डैशबोर्ड के आइडिया समीक्षा को डेटा पर टिकाए रखते हैं।

रणनीति को वहां रखें जहां आपकी टीम उसे पा सके: ऑनबोर्डिंग डॉक्यूमेंट, साझा फ़ोल्डर, या आपका आंतरिक विकी। नए कर्मचारी अपना पहला ग्राहक जवाब भेजने से पहले इसे पढ़ें।

इसी हफ़्ते सादी भाषा में तीन लक्ष्यों, पांच मैसेज प्रकारों और एक आवाज़ नोट वाली एक पन्ने की रणनीति का ड्राफ़्ट बनाएं। अगला चैप्टर बताता है कि ब्रांड बढ़ने पर ईमेल को एक जैसा कैसे रखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल