प्रोफ़ेशनल ईमेल मैनेजमेंट वर्कफ़्लो कैसा दिखता है?

ब्रांड A लगातार मेल देखता है और बेतरतीब क्रम में जवाब देता है। ब्रांड B दिन में तीन बार इनबॉक्स खोलता है, पांच मिनट में ट्रायाज करता है और अगले ब्लॉक तक फिर बंद कर देता है। वॉल्यूम वही, तनाव अलग। दूसरा ब्रांड ज़्यादा क़िस्मत वाला नहीं है। वह ऐसे वर्कफ़्लो पर चलता है जिसे टीम का हर सदस्य दोहरा सकता है।

प्रोफ़ेशनल ईमेल मैनेजमेंट वर्कफ़्लो वह क्रम है जिससे आपका ब्रांड मेल पाता, छांटता, उस पर कार्रवाई करता, फ़ाइल करता और उसकी समीक्षा करता है। यह पिछले मॉड्यूल के सेटअप के फ़ैसलों को इस मॉड्यूल की रोज़ की आदतों से जोड़ता है। व्यवहार में यह ऐसा दिखता है।

ईमेल मैनेजमेंट वर्कफ़्लो क्या है?

ईमेल मैनेजमेंट वर्कफ़्लो नामित क़दमों और ज़िम्मेदारों वाला तय रास्ता है। आम क़दम हैं इनटेक, ट्रायाज, जवाब या डेलिगेट, आर्काइव और हफ़्ते की समीक्षा। हर क़दम उन टूल और नियमों का इस्तेमाल करता है जो आप पहले चुन चुके हैं, ईमेल होस्टिंग से लेकर फ़ोल्डर और रिटेंशन पॉलिसी तक।

वर्कफ़्लो कोई कठोर सॉफ़्टवेयर नहीं है। यह आपके ब्रांड का तय किया हुआ तरीका है ताकि कुछ भी किसी एक व्यक्ति की याददाश्त पर निर्भर न रहे।

मज़बूत वर्कफ़्लो के पांच चरण

1. इनटेक

मेल आपके डोमेन के रोल पतों, आपकी साइट के कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म और लीडरशिप के निजी मेलबॉक्स पर आता है। सार्वजनिक पते वही हों जो आप प्रोफ़ेशनल ईमेल और आपकी वेबसाइट के ज़रिए प्रकाशित करते हैं। इंसान के इनबॉक्स खोलने से पहले फ़िल्टर हर तरह के मेल को सही कतार में भेजते हैं।

2. ट्रायाज

तय ब्लॉक में सब्जेक्ट देखें और पहला, दूसरा स्तर या संदर्भ का स्टेटस दें। बिज़नेस ओनर के तौर पर ईमेल की प्राथमिकता का तरीका इस्तेमाल करें। मैसेज को बिज़नेस ईमेल के फ़ोल्डर और लेबल के एक्शन फ़ोल्डर या लेबल में डालें।

3. जवाब और डेलिगेट

हो सके तो पहले स्तर के जवाब उसी ब्लॉक में भेजें। दूसरे स्तर और रूटीन मेल कंट्रोल खोए बिना ईमेल सौंपें के स्तरों से स्टाफ़ को दें। प्रोफ़ेशनल ईमेल कैसे लिखें की स्पष्टता और ईमेल सिग्नेचर में क्या शामिल करें के सिग्नेचर के साथ लिखें।

4. आर्काइव और रिटेन

बंद थ्रेड बिज़नेस ईमेल आर्काइव और सर्च और ब्रांड के लिए ईमेल रिटेंशन पॉलिसी के नियमों के तहत आर्काइव में जाते हैं। सिर्फ़ वही डिलीट करें जो पॉलिसी में आता है।

5. समीक्षा

हफ़्ते की समीक्षा बचे हुए मेल निपटाती है, सौंपे गए जवाबों की जांच करती है और फ़िल्टर अपडेट करती है। महीने की जांच सब्सक्रिप्शन के शोर और स्टोरेज की बढ़त पकड़ती है। यह रखरखाव का क़दम इनबॉक्स को लंबे समय तक साफ़ कैसे रखें के फ़ायदों को बनाए रखता है।

अपना वर्कफ़्लो एक पन्ने पर लिखें। बिज़नेस ईमेल संभालने के टूल से टूल के नाम लिखें, ज़िम्मेदार तय करें और जब टीम या वॉल्यूम बदले तो बदलाव करें। दिखने वाला वर्कफ़्लो बिखरी आदतों को ऐसा सिस्टम बना देता है जिस पर आपका ब्रांड भरोसा कर सके।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल